Il y a deux types de collaborateurs pour le logiciel CRM: 

Les utilisateur standard ont un accès limité au système CRM pour lire, créer/modifier et supprimer; ils ont seulement un accès limité spécifique de personnalisation.

Les administrateurs sont capables de contrôler le logiciel en entier, cela comprend:  

Sur la Figure: Fonction Spéciale d'Admin vous pouvez voir la vue détaillée d'un collaborateur fourni par la fonction de gestion du CRM. En cochant la boîte de contrôle d'Admin n'importe quel utilisateur peut obtenir des privilèges d'administration et devenir un administrateur. 

Figure 4.1. Fonction spéciale d'Admin sur le Menu Collaborateurs

	Note
	L'administrateur a tous les privilèges dans l'organisation.

Le noyau du rôle basé sur la sécurité tient du concept de rassembler des permissions dans les rôles, qui peuvent-être accordés aux utilisateurs standard. Chaque rôle est basé sur un ou plusieurs profils. C'est l'adhésion d'un collaborateur dans des rôles qui détermine les privilèges autorisés à exécuter. La sécurité de l'administration avec le rôle basé sur la sécurité détermine les opérations qui doivent-être exécutées par des personnes dans des cas précis, assigner des employés à des rôles appropriés. Le cadre du rôle basé sur la sécurité prévoit des rôles exclusif aussi bien que des rôles ayant des responsabilités et des privilèges.

Par exemple, on peut permettre quelques opérations générales du CRM pour tous les employés, alors que d'autres opérations peuvent-être spécifiques à un rôle. La hiérarchie des rôles et une manière normale d'organiser des rôles dans une organisation et de définir la relation et les attributs des rôles. La complexité présenté par des rôles exclusif ou la hiérarchie des rôles règle qui peut effectuer telles ou telles actions, est de même manipulées par les configurations du rôle basé sur la sécurité.  

Les plus grands avantages du rôle basé sur la sécurité sont les possibilités administratives qu'il soutient. L'adhésion d'un collaborateur dans des rôles peut-être assignée et retirée facilement et les nouvelles adhésions établies si besoin. Les collaborateurs n'ont pas la permission d'effectuer des opérations seul mais plutôt le contraire les opérations sont associés aux rôles. L'association de rôle avec de nouvelles opérations peut-être établie de même que les opérations passées peuvent-être supprimées car les fonctions d'organisation changent et évoluent. Ce concept de base a l'avantage de simplifier la compréhension et la gestion des privilèges. Les rôles peuvent-être mis à jour sans pour autant mettre directement à jour les privilèges pour chaque collaborateur.

	Important
	Chaque utilisateur créé dans le système CRM doit-être associé à un rôle. Un rôle doit-être associé au moins à un profil.

En outre, différents utilisateurs (exemple, John, Marie) pourraient-être assignés à un ou plusieurs rôles, où les rôles sont basés sur les responsabilités et les compétences du travail du collaborateur dans l'organisation. Les collaborateurs devraient-être assignés à des rôles multiples pour refléter le fait que certains utilisateurs se connectent au système dans une fonction différente selon les tâches. Par exemple, le collaborateur 'John' peut avoir le rôle de 'Chef des Ventes' parce qu'il est le chef des ventes dans votre société, de même il peut avoir le rôle 'admin' car il est aussi l'administrateur du système CRM. Si John veut travailler comme administrateur il devra se connecter en tant que tel et vice et versa si il veut travailler en tant que chef des ventes. Il est possible de laisser la possibilité à John de se connecter au système avec le même mot de passe, indépendamment s'il agit en tant qu'administrateur ou bien comme chef des ventes.

	Note
	Les collaborateurs avec un rôle quel qu'il soit, peuvent toujours lire, créer/modifier et supprimer toutes les données possédées par les collaborateurs se trouvant en dessous d'eux hiérarchiquement.

Pour que le système CRM atteigne sa pleine capacité, les mécanisme d'accès doivent être en place, c'est eux qui peuvent régulariser l'accès des utilisateurs d'une manière à faire face à vos affaires aujourd'hui. Le rôle de sécurité de base tient compte des spécifications et de l'application d'une variété de politiques de protection qui peuvent être travaillées sur la base d'une 'entreprise par une entreprise'. Le but de la configuration du rôle de sécurité de base est de fournir ce service de contrôle d'accès. Une fois que le cadre de sécurité est établi pour l'organisation, les principales actions administratives sont le retrait et l'octroi des utilisateurs en dehors et dans des rôles selon ce que le travail dictate. Ces tâches de maintenance sont facilement exécutés à l'aide des outils de configurations et de réglages du système CRM. 

Les Profils sont utilisés pour définir les privilèges pour exécuter les opérations du système CRM. D'une perspective fonctionnelle, la notion centrale du rôle basé sur la sécurité est que les profils représentant des actions sont liées aux rôles et les utilisateurs convenables deviennent membres des rôles. 

Les rapports entre les collaborateurs, les rôles, et les profils sont dépeints sur la Figure: Relations entre Collaborateurs, Rôles et Profils  comme des relations multiples. Par exemple, un utilisateur standard peut-être associé à un ou plusieurs rôles par différents noms de collaborateurs, et un rôle simple peut avoir un ou plusieurs collaborateurs. Les rôles peuvent-petre créés pour des positions de travail différentes dans une organisation. Par exemple, un rôle peut inclure le représentant ou l'assistant des ventes d'une société. 

Les Profils qui sont associés avec des rôles contraignent les membres du rôle à un ensemble spécifique d'actions. Par exemple, dans une organisation de ventes le rôle du représentant des ventes peut inclure la création, l'édition des opérations, et la suppression de leur propre comptes; Le rôle d'un assistant peut-être limité à parcourir l'information existante d'un représentant des ventes, et le rôle du chef des ventes peut-être de passer en revue toutes les données de ventes. 

Figure 4.2. Relations entre les collaborateurs, les rôles et les profils

L'association des profils avec des rôles au sein d'une société peut-être conforme aux règles que vous vous imposez vous même. Les profils peuvent-être indiqués de manière à être utiliser dans la démonstration et l'application des règlements. Par exemple, un assistant peut-être contraint à ajouter une nouvelle entrée dans l'historique d'un client plutôt que d'avoir la possibilité généralement de modifier le journal des ventes.

Les privilèges d'accès basés sur des profils sont établis par l'administrateur su système CRM. L'administrateur doit établir ces privilèges en configurant le système CRM. De ce fait les types de privilèges  suivants sont disponibles: 

Le système CRM s'assure qu'un utilisateur peut  exercer certaines opérations seulement si l'utilisateur a les privilèges appropriés. 

	Important
	Noter les règles générales suivantes:   les privilèges spéciaux sont toujours supérieurs aux privilèges normaux  les privilèges retirés remplacent toujours les privilèges accordés Dans le système CRM il y a des règles spéciales, elles sont marquées comme "Important"

De ce fait, le système CRM distingue les types de privilège suivants:  

Table 4.1.  Types de Privilège aux Profils

Privilèges Globaux:	Quand vous créez un profil, les privilèges globaux vous permettent de décider si le simple privilège de regarder ou d'éditer toute information/modules du système CRM est donné:  Afficher tout: Un utilisateur avec un rôle basé sur un profil qui autorise que l'on regarde toutes les données, peut visionner toutes les données dans l'organisation entière. Vous ne devriez pas donner ce privilège si vous voulez mettre en application des règles restreintes d'accès. Éditer tout: Un utilisateur avec un rôle basé sur un profil qui autorise l'édition de toutes les données, peut créer/éditer toutes les données dans l'organisation entière. Vous ne devriez pas donner ce privilège si vous voulez mettre en application des règles restreintes d'accès. Important Les privilèges globaux dans les Profils dépassent les permissions qui sont définis par les privilèges des Modules, des Champs et des Outils comme expliqués ci-dessous. Par exemple, supposons qu'un profil n'a pas accès au module d'une Affaire via les Privilèges des Modules. Même là un utilisateur peut voir les données du module de l'Affaire si les permissions de la section  Afficher Tout (ci-dessus) sont établies dans les Privilèges Globaux  du profil des utilisateurs.
Privilèges pour chaque Modules/Étiquettes:	L'option pour établir des privilèges aux étiquettes  vous permettent de décider quels étiquettes ou quels modules doivent être montrer. Dans ce but le CRM affiche tous les modules disponibles.
Privilèges Champs:	L'option pour établir des privilèges standard vous permettent de décider si les privilèges de Création ou d'Édition, de Suppression, et de Lecture en relation avec les modules du CRM sont donnés. Dans ce but le CRM affiche tous les modules disponibles. Important Les Champs Personnalisés sont inclus. Par conséquent, vous devriez avoir créé d'abord vos champs personnalisés avant de commencer à établir les privilèges des champs.
Outils:	De nombreux modules du CRM viennent avec des fonctions de service (outils) telles que l'Importation, l'Exportation, la Fusion, et la Conversion des Prospects. L'option pour placer des privilèges de service (outils) vous permet de décider si ces fonctions seront disponibles pour les rôles qui sont basés sur un profil spécifique.

	Important
	Les privilèges définis par des profils dépassent par défaut la configuration des Règles de Partage et les Règles de Partage d'un utilisateur défini. Par exemple, supposons que la configuration des règles de partage permet à un utilisateur de regarder les Affaires d'autres utilisateurs. Cependant, si le profil n'autorise pas l'accès  au module de l'Affaire ces privilèges d'accès sont retirés.

Pour une meilleur gestion le système CRM autorise le regroupement des collaborateurs, des rôles, des rôles avec des subordonnés et des groupes d'utilisateurs dans des équipes. Il est important de comprendre, que les équipes ne sont pas un outil pour définir les configurations de sécurité. C'est plutôt les groupes d'utilisateurs qui sont habitués à contrôler l'accès des données. 

	Important
	Notez que les configurations de groupe dépassent ceux du profil. Les privilèges de groupe peuvent devenir restreints par la personnalisation de la configuration des règles de partage.

Groupe d'Utilisateurs

Le système CRM fournit des fonctions pour définir des groupes d'utilisateurs, parfois appelés équipe. Vous pouvez donner à ces groupes leur propre nom et assigner un nombre illimité. Comme exemple un groupe appelé Équipe A est montré sur la  Figure: Groupe d'Utilisateurs - Exemple.

Figure 4.3. Groupe d'utilisateurs - Exemple

Groupe basé sur des Rôles

Vous pouvez également établir les groupes qui sont basés sur des rôles. Ce pourrait-être une fonction utile si vous ne connaissez pas les différents utilisateurs et leur tâches au sein de votre société. Un exemple est montré sur la Figure: Groupe Basé sur des Rôles - Exemple.

Figure 4.4. Groupe basé sur des Rôles - Exemple

Dans ce groupe tous les utilisateurs qui ont le rôle de 'Vente' ou 'Marketing' sont des membres de ce groupe. Si vous assignez une saisie de données sur le système CRM à ce groupe, tous les membres deviennent propriétaires de cette entrée. 

Groupe basé sur des Rôles avec des Subordonnés

En plus du rôle simple basé sur des groupes vous pouvez également établir des groupes qui incluent des subordonnés. Cela signifie que les utilisateurs qui sont affectés aux rôles se situant en dessous du rôle sélectionné, seront inclus. Les figures suivantes illustrent ceci. Supposons que votre société a établi un ordre hiérarchique comme suivant les indications de la Figure: Exemple de Hiérarchie.

Figure 4.5. Hiérarchie - Exemple

Dans cette figure les rôles de 'Ventes' (Sales) ont un rôle de subordination comme 'Assistant des Ventes' et le rôle 'Assistant Marketing'. Si vous créez un groupe d'utilisateur comme suivant les indications de la Figure: Groupe basé sur des Rôles avec des Subordonnés - Exemple tous les utilisateurs avec des rôles reliés avec les ventes et le marketing, y compris les assistants deviendront des membres de ce groupe.

Figure 4.6. Groupe basé sur des Rôles avec des Subordonnés - Exemple

Groupe basé sur des Groupes

Vous pouvez établir des groupes où les membres sont également des groupes. Cela signifie, que tous les utilisateurs membres d'un groupe sélectionné deviendront également des membres du nouveau groupe. Supposons que vous voulez établir une hiérarchie comme montré sur la Figure: Échantillon Hiérarchique pour des Groupes. Basé sur ces structures vous pouvez créer un groupe d'utilisateur  'Ventes' où les groupes 'Équipe A' et Équipe B' sont des membres. Dans cette exemple les groupes de l'Équipe A et B sont établis avec des utilisateurs comme membres. 

Figure 4.7. Modèle Hiérarchique pour des Groupes

Si vous assignez une entrée de données au groupe "Ventes" (sales) les personnes de 1 à 4 deviendront tous les propriétaires de cette entrée avec tous les privilèges.