Le système de CRM offre un système de privilège basé sur les règles simples suivantes : 

Dans le système CRM, les cessions de privilège signifie principalement le retrait des privilèges. Ceci est utile et nécessaire en pratique quand vous travailler avec le CRM comme illustré dans les exemples suivants :

Par conséquent, il est nécessaire que les cessions de privilège d'un utilisareur soit vraiment basée sur des conditions d'affaires comme décrit dans les exemples suivants: 

Vu les possibilités actuelles du CRM à contrôler les privilèges des utilisateurs vous devriez configurer votre système dans l'ordre suivant: 

	Astuces
	Ne jamais utiliser le rôle 'd'admin' pour votre travail quotidien avec le système CRM. Il est conseillé de créer des collaborateurs différents à la place. Plus tard, si vous voulez supprimer un collaborateur, vous pouvez assigner toutes les données de ce dernier à un nouveau collaborateur.

De simples collaborateurs n'ont besoin d'aucune gestion de privilège. Ils ont et ont besoin de tous les privilèges pour accéder et pour changer toutes les données stockées dans le CRM. Néanmoins il est utile de connaître les bases des cessions de privilège. Ceci pourrait-être nécessaire si des collaborateurs additionnels seront demandés à l'avenir.

Un nombre restreint de collaborateurs, qui utilise le système CRM, devraient être au courant des solutions simples offerts par les cessions de privilège. Ceci inclut spécialement: 

Dans une petite organisation il y a habituellement aucune hiérarchie définie entre les collègues. Une gestion de privilège complexe ne doit pas être développée. Cependant, si il devient nécessaire d'égrener les privilèges plus finement, vous devriez commencer par l'utilisation de différents profils. Chaque utilisateur individuel peut obtenir son propre profil avec certains privilèges. 

Pour fournir un grand nombre de collaborateurs au sein d'une organisation avec différents privilèges d'utilisateur, une structure claire des cessions de privilège est nécessaire. Il est préférable de relier les privilèges des collaborateurs avec la position ou les tâches de chaque collaborateur individuel ou des équipes commerciales.  

La version actuelle du CRM supporte une gestion de privilège finement égrené.    

Dans les sections suivantes, la gestion des utilisateurs est expliqué dans l'ordre du menu. Veuillez noter que la configuration complète des utilisateurs se fait en plusieurs étapes dans un certain ordre comme expliqué dans les sections précédentes.

Configuration des Collaborateurs

Pour créer ou pour gérer des utilisateurs cliquez sur le menu Collaborateurs pour ouvrir la liste des collaborateurs comme sur la Figure: Liste des Collaborateurs

Figure 4.9. Liste des Collaborateurs

Cette liste inclut le nom, le rôle, l'adresse Email et d'autres détails pour chaque utilisateur individuel. 

	Note
	La liste inclut tous les utilisateurs qu'ils soient actifs ou pas.

Vous pouvez éditer ou supprimer des utilisateurs sur cette liste, cliquez sur l'icône [Poubelle].

	Important
	Cette fonction supprime le collaborateur choisi mais pas les données. On vous demandera qui vous voulez assigner en tant que nouveau propriétaire des données. Vous ne pouvez pas supprimer les les utilisateurs fournis par défaut du système CRM.

Cliquez sur le nom de l'utilisateur/collaborateur pour ouvrir la vue détaillé d'un utilisateur particulier comme montrée sur la Figure: Vue détaillée des Utilisateurs. Cela inclut les données principales d'utilisateur liées à la connexion, au rôle et à toute autre information sur l'utilisateur.  Les privilèges ne sont pas montrés. Ces privilèges sont définis par les profils et l'organisation des configurations comme il vous sera expliqué plus tard.

Figure 4.10. Vue détaillé des Utilisateurs

Avec l'aide des boutons qui sont montrés ci-dessus vous pouvez effectuer les opérations suivantes: 

Afficher Audit Trail:

Ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre qui fournit des informations détaillées sur le journal de connexion. Notez que cette fonction doit être autorisée par l'administrateur du système CRM, comme expliqué dans la Section: Audit Trails.

Copier:

Ce bouton vous permet de copier les données des utilisateurs. C'est utile si vous devez configurer plusieurs utilisateurs avec des réglages identiques.  

Éditer:

Ce bouton vous permet d'éditer les données principales de l'utilisateur.   

Les champs d'entrées de la section "1. Informations" comme affichés sur la Figure: Vue Détaillée des Utilisateurs ont les significations suivantes:

Table 4.2. Liste par défaut des champs d'entrées pour les utilisateurs et les Rôles

Nom utilisateur:	Chaque utilisateur doit donner un nom unique et sécurisé. Utiliser au moins 8 chiffres. Une fois créés ses noms ne pourront pas être changés.
Admin:	Vérifier cette boîte seulement si vous voulez créer un utilisateur avec des privilèges d'administrateur, indépendante du rôle. Avertissement Les utilisateurs avec des privilèges d'administration peuvent voir et modifier les réglages et toutes les données.
Mot de passe:	Vous devriez donner un mot de passe unique et sécurisé. Utiliser au moins 8 chiffres. Par contre le mot de passe peut-être changé.
Prénom et Nom:	Écrire le nom et prénom de l'utilisateur ici. Le prénom  sera utiliser comme message de bienvenu. Si vous n'écrivez pas de prénom le nom sera utiliser comme message de bienvenu.
Rôle:	Comme expliqué avant, les rôles définissent les privilèges d'un utilisateur. Un rôle doit être assigné à chaque utilisateur individuel et doit être créé avant. Vous pouvez trouver des informations additionnelle dans la Section: Rôles des Collaborateurs.
Email:	Entrer l'adresse email de cet utilisateur. Cette adresse sera utiliser par le CRM pour les emails sortants.
Statut:	Vous pouvez définir si l'utilisateur est actif ou inactif. Les utilisateurs inactif n'ont pas le droit de se connecter.
Vue activités par défaut:	Ici vous pouvez définir la vue des activités par défaut et décider comment les activités seront présentées à l'utilisateur sur la page d'accueil.
Vue par défaut prospect:	Ici vous pouvez régler la vue par défaut du prospect et décider comment les prospects seront présentés à l'utilisateur sur la page d'accueil.
Devise:	Vous pouvez définir les devises de cet utilisateur ici. Notez que les devises utilisées par le système CRM sont définies par le menu Configuration devise.

Important

Le nom Utilisateur et le mot de passe doivent être une combinaison de lettres minuscules ou capitales et de chiffres. Il est recommandé que vous utilisiez au moins 8 chiffres. Le plus de chiffres vous aurez, plus l'accès au CRM sera sécurisé. Il n'est pas autorisé d'utiliser les caractères spéciaux comme <<->> , <</>> ou les umlaut (tel que ä, ö, ü or ß) utilisés dans d'autres langues; les noms avec des espaces ou des apostrophes ne sont pas autorisés.

Vous pouvez ajouter plus d'informations dans la section "2. Informations complémentaires":

Table 4.3. Liste par défaut des champs d'entrées sur les informations complémentaires des utilisateurs

Fonction, Département:	Vous pouvez entrer le nom de la fonction que l'utilisateur a dans la société et son département.
Supérieur hiérarchique:	Vous pouvez choisir le supérieur hiérarchique de l'utilisateur. Notez que c'est seulement une référence et cela n'influence pas les réglages de sécurité.
Email (autre):	Vous pouvez entrer une adresse email additionnelle pour cet utilisateur particulier.
Msn Id:	Vous pouvez écrire l'identifiant Msn de cet utilisateur. Il peut être utilisé comme une option additionnelle en envoyant des emails.
Signature:	Vous pouvez entrer une signature pour vos emails. Cette signature sera ajoutée automatiquement à chaque email qui sera envoyé par le CRM.
Téléphone mobile, bureau, domicile et autre:	Vous pouvez entrer des informations additionnelles de contact.
Date Format:	Vous pouvez changer le format de la date pour cet utilisateur.
Notes:	Vous pouvez entrer tout autre informations additionnelles liées à cet utilisateur.

Utiliser la section "3. Information Adresse " pour écrire les informations sur l'adresse des utilisateurs. Dans la section "4. Ma photo" vous pouvez stocker une photo de l'utilisateur. Dans la section "5. Composition de ma page" vous décidez ce qui sera affiché sur la page d'accueil du CRM d'un utilisateur particulier. Cliquez sur "" ou "" pour faire votre choix.

Les entrées dans la section "6. Mon équipe" et "7. Historique connexion" sont là seulement pour information . Ils ne peuvent pas être édités. "Mon équipe" affiche les membres de l'équipe d'un utilisateur en particulier. "Historique connexion" montre à chaque fois qu'un utilisateur s'est connecté sur le système CRM. 

	Note
	Les informations sur l'utilisateur ne sont visibles par d'autres utilisateurs.

Rôles

Le terme Rôles et leurs fonctions ont été expliqué dans la Section: Définition des Rôles. Cliquez sur le menu Rôles pour ouvrir la vue hiérarchique des rôles comme suivant les indications de la Figure: Exemple Hiérarchique d'une Société.

Figure 4.11. Exemple hiérarchique d'une société

Sur ce menu vous pouvez ajouter, éditer, déplacer ou supprimer des rôles. Déplacer le curseur de la souris de votre ordinateur sur l'entrée du rôle. Vous verrez un ensemble d'icônes qui vous permettront d'effectuer ces opérations.  

La fonction "Ajouter" crée un nouveau rôle qui sera situé au niveau hiérarchique une ligne en dessous d'un rôle existant. La Figure: Rôle - Éditer affiche un échantillon pour l'édition d'un rôle existant ou nouveau. Vous devez donner au rôle un nom unique et décider quels profils seront associés à un rôle particulier. En outre, le rôle supérieur sera montré. 

Figure 4.12. Rôle - Éditer

	Note
	Les collaborateurs peuvent toujours regarder, éditer, supprimer toutes les données d'un autre collaborateur se trouvant en dessous d'eux hiérarchiquement.

Profils

Tous les rôles sont basés sur des profils comme expliqué dans la Section: Définition des Profils. Avec des profils vous réglez les privilèges d'utilisateur d'accéder, de modifier ou de supprimer des données. 

	Important
	Veuillez noter les règles spéciales qui s'appliquent aux profils par rapport à d'autres réglages de sécurité comme décrit dans la Section: Définition des Profils.

Cliquez sur le menu Profils pour ouvrir la liste de vos profils comme sur la Figure: Profils - Liste. Ici vous pouvez voir la liste de tous les profils qui ont été définis dans votre système CRM. Le CRM  vient avec un ensemble de profils prédéfinis que vous pouvez utiliser et modifier mais pas supprimer. 

Figure 4.13. Profils - Liste

Cliquez sur le nom du profil pour voir tous les détails. La configuration des privilèges ont été déjà expliqués dans la Section: Définition des Profils. Vous pouvez changer le profil en cliquant sur le bouton [Éditer].

Pour créer un nouveau profil cliquez sur le bouton [Nouveau Profil]. Suivre les instructions fournies:

Retape 1:

Donner au profil un nom unique et une description. Choisir si vous voulez utiliser un profil existant comme modèle. Il est recommandé d'utiliser cette option.  

Figure 4.14. Nouveau Profil - Étape 1

Cliquez sur [Suivant] pour continuer.

Étape 2:

Le menu de l'étape 2 est affiché sur la Figure: Nouveau Profil - Étape 2. Dans cette étape vous configurez les privilèges d'accès pour tous les modules. D'abord vous pouvez choisir dans les champs d'entrées des Privilèges Globaux si le profil autorise la lecture ou l'édition de toutes les données.  

Figure 4.15. Nouveau Profile - Étape 2

Alors vous pouvez configurer les privilèges d'accès pour chaque module individuel du CRM. Vous pouvez sélectionner Créer/Éditer, Lire et Supprimer des privilèges aussi bien que les champs  devant être affichés dans chaque module. Cliquez sur [Terminé] pour sauvegarder votre profil sur le système CRM..

	Important
	Veuillez noter que les réglages des Privilèges Globaux sont toujours supérieurs par rapport aux autres privilèges.

Noter qu'un nouveau profil a toujours un propriétaire mais peut-être édité indépendement. Dans l'Appendice: Exemples d'Administration vous trouverez des échantillons pour la configuration d'un profil. 

	Important
	Le système CRM utilise les profils en rapport avec les privilèges d'accès des modules et des champs comme décrit dans la Section: Partage des Accès et Section: Organisation par Défaut des Champs d'Accès.

Équipes

Les équipes sont un outil très efficace afin de résumer les utilisateurs et les privilèges comme expliqué dans la Section: Définition des Équipes. N'importe quel type de rapport peut être utilisé pour constituer une équipe, comme: 

• collaborateurs se trouvant au même endroit 

• collaborateurs ayant une tâche commune 

• collaborateurs se trouvant dans le même département 

• collaborateurs ayant le même travail

• collaborateurs ayant les mêmes intérêts

Cliquez sur le menu Équipes pour ouvrir la liste détaillée comme suivant les indications de la Figure: Équipes - Liste. Vous pouvez voir une liste de toutes les équipes existantes. 

Figure 4.16. Équipes - Liste

Cliquez sur le nom d'une équipe pour obtenir des détails comme montré sur la Figure: Vue Détaillée des Équipes. La vue détaillée énumère le nom, la description et les membres de cette équipe. Vous pouvez changer les réglages de l'équipe en cliquant sur le bouton [Éditer].

Figure 4.17. Vue détaillée des équipes

Pour créer une nouvelle équipe cliquez sur le bouton [Nouvelle équipe]. La nouvelle fenêtre d'entrée comme montrée sur la Figure: Équipe - Éditer vous permet de définir les conditions pour une équipe.  

Figure 4.18. Équipes - Éditer

D'abord, donnez à l'équipe un nom et une courte description. Choisissez alors les critères pour l'adhésion de cette équipe. La fonction de filtrage aussi bien que la fonction de de recherche vous permet de choisir des membres rapidement. Comme expliqué dans la Section: Définition des Équipes vous pouvez choisir aussi bien les utilisateurs, les rôles et subordonnés que les autres équipes membres d'une équipe.

Cliquez sur [Sauver] pour stocker votre nouvelle équipe sur le système CRM. L'assignation d'un utilisateur à une équipe sera également montré sur la vue détaillé des utilisateurs comme sur la Figure: Vue Détaillée des Utilisateurs.

Droits d'Accès

Le système CRM vous autorise à établir les privilèges par défaut des grandes organisations qui sont valide.  C'est le but de ce type de privilège de donner à un administrateur les outils qui permettent un réglage rapide et global de la sécurité.  

	Important
	Les profils ne tiennent pas compte du partage des privilèges d'une grande organisation!

Les privilèges des droits d'accès incluent les Privilèges Globaux d'accès et les Privilèges d'accès Personnalisés. Par défaut les droits d'accès permettent à tous les utilisateurs d'utiliser tous les dispositifs du CRM qui ne sont pas limités par des profils. Dans la plupart des cas il n'y a aucune raison de les changer. Cependant, si besoin vous pouvez limiter l'accès à différents modules dans votre organisation. 

	Important
	Si vous faites des changements aux règles de partage vous devez cliquez sur le bouton [Recalculer] pour rendre vos changements valides! Attention, basé sur le nombre d'utilisateurs et des règles de partage, le procédé de recalculation peut prendre quelques minutes.

Allez sur le menu Droit d'accès pour obtenir une vue d'ensemble des réglages. Par défaut le système CRM vient avec des Privilèges Globaux d'accès, pour les modules les plus importants du CRM voir la Figure: Privilèges Globaux d'Accès- Liste. Ces privilèges commandent le partage des données au niveau de l'organisation..

Figure 4.19. Privilèges Globaux d'Accès - Liste

Les types de partage suivants peuvent être établis: 

Table 4.4. Types de Partage 

Type:	Description:
Privé	Seul le propriétaire et les utilisateurs avec un rôle se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent lire, créer/modifier, supprimer et faire un compte rendu sur ces privilèges. Cela signifie que par défaut un utilisateur spécifique peut regarder seulement les données établies qui appartiennent à des utilisateurs, à des équipes où l'utilisateur est membre, à des utilisateurs subordonnés et des données partagées.
Public Lecture seul	Tous les utilisateurs peuvent regarder et faire un compte rendu mais ils ne peuvent pas les modifier ou les supprimer. Seul le propriétaire et les utilisateurs se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent faire des changements.
Public Lire/Créer/Modifier	Tous les utilisateurs peuvent lire, créer/modifier les privilèges. Seul le propriétaire et les utilisateurs se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent faire des suppressions.
Public Lire/Créer/Modifier/Supprimer	Tous les utilisateurs peuvent faire des lectures, des modifications et des suppressions.

Important

Veuillez noter les règles suivantes:  Les privilèges de partage d'une organisation par défaut sont dépassés par les réglages du profil.  Pour le module des Activités, la valeur du privilège de partage d'une organisation par défaut est établie sur Privé et ne peut être changée. Indépendamment des règles de partage, les utilisateurs se trouvant au dessus du propriétaire dans la hiérarchie des rôles, peuvent regarder et éditer toutes les données qui appartiennent ou qui sont partagées avec des utilisateurs, si cela n'est pas interdit par le profil.   Quand un compte a été établi comme Privé l'accès aux affaires, tickets, devis, bon de commandes, bon d'achats, et factures de ce compte sont eux aussi Privé. Vous devez avoir au moins un accès de lecture pour pouvoir ajouter des activités ou d'autres données associées à ce compte.

	Note
	Ici vous ne pouvez pas changer les privilèges d'accès à l'agenda. Vous pouvez le régler dans le menu de configuration de l'agenda comme décrit dans la Section: Partage de l'Agenda.

En plus, vous pouvez créer des règles de partage définies par Les Règles de Partage Personnalisés. Ces fonctions permettent aux administrateurs d'accorder sélectivement l'accès aux données à un ensemble d'utilisateurs.  

Ces règles peuvent être crées pour partager des données reliées à des modules entre les entités suivantes:  

• D'un rôle à un rôle 

• D'un rôle à un rôle avec des subordonnés 

• D'un rôle à une équipe 

• D'un rôle avec des subordonnés à un rôle 

• D'un rôle avec des subordonnés à un rôle avec des subordonnés 

• D'un rôle avec des subordonnés à une équipe 

• D'une équipe à un rôle 

• D'une équipe à un rôle avec des subordonnés 

• D'une équipe à une équipe 

Le partage des règles peut être créé pour les modules suivants: 

Table 4.5. Règles de Partage pour les Modules

Règles de Partage Prospects:	Les prospects appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les emails reliés à un prospect seront également partagés.
Règles de Partage Comptes:	Les comptes appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les emails reliés à un compte seront également partagés.
Règles de Partage Affaires:	Les affaires appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les devis et les bons de commande lié à une affaire seront également partagés en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Tickets:	Les tickets appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Email:	Les emails appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Devis:	Les devis appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les bon de commandes liés aux devis seront également partagés en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Commande Fournisseur:	Les commandes fournisseur appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Bon de Commande:	Les bon de commandes appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout. Les factures liés aux bon de commandes seront également partagés en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.
Règles de Partage Factures:	Les affaires appartenant à des utilisateurs d'un rôle/rôle subordonnés/ ou une équipe donné peuvent être partagés avec des utilisateurs d'un autre rôle/rôle subordonnés/équipe en Lecture Seul ou avec la permission de Lecture/Ajout.

	Important
	Le partage des règles créées pour les modules des comptes s'appliquera automatiquement aux modules des contacts.

Important

Veuillez noter les règles de partage général suivants:  La visibilité peut être prolongée mais elle ne peut pas être cacher.    Le partage des règles ne peut pas indiqué le partage des données entre deux utilisateurs. (Si vous voulez faire cela, veuillez vous référer à l'Appendice: Exemple II - Gérer de simples hiérarchies.) Le partage des règles s'applique à toutes les données existantes et aux données qui seront ajoutées à l'avenir.  Le nombre des règles de partage qui peuvent être définies pour un rôle/rôle subordonnés ou une équipe n'est pas limité.

Champs

La fonction disponible sur le menu Champs par défaut est utilisé pour commander la visibilité des champs dans divers modules pour l'organisation entière.Vous pouvez utiliser cette fonction pour cacher  ou montrer les entrées des champs.

Par défaut le CRM est configuré à ce que les données principales fournies par le système CRM soient affichées. Comme exemple, dans la Figure: Gestion des Champs pour l'Agenda vous pouvez voir par défaut les champs pour le calendrier. Si vous voulez limiter l'accès à des champs spécifiques, vous pouvez éditer et changer les réglages pour chaque module individuel du CRM. 

Figure 4.20. Gestion des Champs pour l'Agenda

	Astuces
	Les réglages des champs d'accès par défaut incluent les champs personnalisés que vous avez pu avoir créés avant.

Les privilèges des champs par défaut peuvent être définis pour les modules suivants: les Prospects, les Comptes, les Affaires, l'Agenda, les Tickets, la FAQ, la Grille Tarifaire, les Commandes Fournisseurs, les Factures, les Devis, les Emails, les Produits, les Fournisseurs, les Notes, et les Bon de Commandes.

Important

Veuillez noter les règles suivantes:  Il n'est pas possible de neutraliser les champs obligatoires dans les modules.  Les champs d'accès de l'organisation par défaut dépasse le niveau du champ d'accès du profil.  Par exemple, supposons que le profil autorise la lecture du champ du site web dans les prospects. Cependant, si ce champ n'a pas été autorisé au niveau des réglages des champs d'accès, il ne sera affiché.

Vous pouvez vous demander ce qu'un utilisateur particulier a pu faire sur le système CRM. Pour ce type d'audit, ouvrez le menu Information système de journalisation Audit Trail.

	Important
	Veuillez vérifier les réglementations légales de votre pays ou les procédures de votre société avant de commencer l'audit trail. Dans certains pays ou sociétés il est illégale d'enregistrer les données d'un utilisateur sans mettre au courant les utilisateurs que vous collecter de tels informations.

Sur la Figure: Audit Trail - Configuration du Menu vous pouvez voir la configuration du menu de l'audit trail. 

Figure 4.21. Audit Trail - Configuration du Menu

Pour configurer l'audit trail d'un utilisateur particulier, sélectionnez un nom d'utilisateur sur le menu déroulant et cochez la boite de contrôle. Immédiatement vous allez voir un message qui indiquera que l'audit trail a été autorisé. 

Pour voir les données collectées, sélectionnez le noms d'utilisateur et cliquez sur le bouton [Afficher Audit Trail]. Une nouvelle fenêtre qui affichera les données collectées s'ouvrira, comme montré sur la Figure: Audit Trail - Rapport.

Figure 4.22. Audit Trail - Rapport

Vous pouvez arrêter un audit trail en décochant la boîte de contrôle d'un utilisateur particulier. Immédiatement vous allez voir un message qui indiquera que l'audit trail a été enlevé.

	Important
	Veuillez noter que l'audit trail pour plusieurs utilisateurs peut ralentir le système CRM.

Comme administrateur du système CRM vous voudriez savoir qui a accès au système. Sur ce menu vous pouvez avoir le journal de connexion pour chaque utilisateur individuel. Ouvrez le menu et sélectionnez un utilisateur alors vous verrez les détails de connexions de cet utilisateur comme montré sur la Figure: Journal de Connexions.

Figure 4.23. Journal de Connexions

Vous pouvez configurer vos propres champs d'entrées pour la plupart des modules du CRM. Si vous voulez créer de tels champs personnalisés allez sur le menu Champs personnalisés. Selon les modules du CRM sélectionnés, le menu affiche les champs personnalisés existants. La Figure: Configuration des Champs personnalisés - Liste montre par exemple le contenu des comptes. 

Figure 4.24. Configuration des Champs personnalisés - Liste

Pour créer un nouveau champs personnalisé, sélectionnez en premier le module CRM désiré. Vous pouvez ajouter un nouveau champs personnalisé au module sélectionné en cliquant sur le bouton [Créer Champs Personnalisé]. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira comme indiqué sur la Figure: Créer des Champs Personnalisés.

Figure 4.25. Créer des Champs Personnalisés

Maintenant vous devez sélectionner le format des données en premier. Le CRM vous propose plusieurs plusieurs options. Vérifier bien que chaque champs personnalisés portent un nom unique. 

	Astuces
	Vous devriez écrire noter le contenu de la sélection pour référence. Vous en aurez besoin si vous avez envie de convertir les prospects en affaires comme décrit dans les sections  suivantes.

Champs personnalisés pour les Prospects

Les champs personnalisés pour les prospects sont spéciaux. Vous pouvez décider quoi faire avec le contenu stocké dans ces champs quand vous convertissez un prospect en affaires. Vous pouvez laisser ces informations ou bien mettre en correspondance le contenu de ces champs avec d'autres modules comme les affaires, les comptes ou les contacts.   

Vous devriez adopter la procédure qui suit pour préparer le transfère des champs personnalisés des prospects: 

1. Créer des champs personnalisés pour les affaires, les comptes ou les contacts en référence aux champs personnalisés des prospects. Exemple, si vous devez créer un champ personnalisé "numéro de compte" pour les prospects, vous devriez créer un champ personnalisé pour les affaires, appelé "compte No". Il est recommandé de ne pas utiliser le même nom.  

   	Attention
   	Le format des champs personnalisés des prospects et des champs personnalisés correspondants aux affaires, aux comptes, ou aux contacts doivent être absolument identique!

2. Ouvrez le module des prospects dans Studio>Champs Personnalisés>Module Prospects.    

3. Cliquez sur le bouton [Mise en correspondance des champs personnalisés] (seulement affiché pour les Prospects). Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, comme montré sur la Figure: Types de Champs Personnalisés.

   Figure 4.26. Types de Champs Personnalisé

1. Tous les champs spéciaux créés pour les prospects sont affichés. Sélectionnez les champs à mettre en correspondance que vous voulez avoir dans comptes, contacts ou affaires. Dans l'échantillon affiché sur la Figure: Types de Champs Personnalisés  vous pouvez voir que "Purchace Limit" a été assigné. Cliquez sur [Sauver] pour transférer vos réglages sur le système CRM. 

Quand c'est terminé, la mis en correspondance est lié et elle sera utilisé quand vous convertissez un prospect en affaire comme décrit dans la Section: Créer des Affaires à partir des Prospects.

Les listes de choix sont des menus déroulants qui se trouvent sur plusieurs modules du CRM. Ce menu vous autorise à définir le contenu des listes de choix. Cliquez sur le menu Éditeur de liste pour avoir une vue générale des modules du CRM ayant incluent les listes de choix, comme indiqué sur la Figure: Éditeur de Liste.

Figure 4.27. Éditeur de Liste

Pour modifier le contenu de la liste de choix sélectionnez en premier un module du CRM. L'affichage des listes de choix disponible changera en conséquence. Pour changer le contenu d'une liste de choix cliquez sur [Éditer]. Sur la nouvelle fenêtre qui va s'afficher faites les changements nécessaires.

	Important
	Le contenu de certaines listes de choix ne peuvent pas être changé. Ce contenu est défini par les réglages du système. Veuillez contacter le fournisseur de votre système CRM si le contenu offert ne convient pas à vos attentes et besoins.

Cliquez sur [Sauver] pour transférer vos changements sur le système CRM.

Si vous utilisez le CRM pour envoyer fréquemment des emails standard il est très utile d'avoir de tels modèles d'email disponible. Pour voir n'importe quelle liste de modèles d'email existant cliquez sur le menu Modèles d'email. Le CRM a déjà des modèles comme listés sur la Figure: Modèles d'email - Liste. Vous pouvez modifier ou créer un nombre illimité de nouveaux modèles. Notez que ces modèles peuvent être public ou bien privé. Les modèles public sont disponibles par tous les utilisateurs du CRM. Les modèles privés sont seulement utilisés par des utilisateurs spéciaux. 

Figure 4.28. Modèles d'Email - Liste

Cliquez sur [Modèles d'email] afin de voir la vue détaillée d'un modèle existant comme montré sur la Figure: Modèle d'Email - Vue Détaillée. Notez sur cette figure l'accentuation des valeurs des champs de fusion. Les valeurs du champ de fusion sont utilisées dynamiquement pour inclure des données du CRM aux emails.

Figure 4.29. Modèle d'Email - Vue Détaillée

Vous pouvez inclure les champs de fusion dynamique dans vos modèles comme montrés sur la Figure:Modèle d'Email - Vue Détaillée. Le dialogue des champs de fusion vous soutient à définir la syntaxe des champs de fusion. Utilisez les fonctions copier/coller de votre ordinateur pour entrer les codes des champs. Vous devez remplir tous les champs obligatoires.  

Figure 4.30. Modèle d'Email - Éditer

	Important
	Veuillez utiliser seulement les champs de fusion dynamiques qui sont reliés à un module du CRM pour lequel vous créez un modèle. Par exemple, si vous créez un modèle pour les Prospects vous pouvez seulement utiliser les champs de fusion disponibles sur la liste déroulante des prospects.

	Astuces
	Vous pouvez cloner des modèles. Editez un modèle existant et stockez le sous un nom différent.

Cliquez sur [Sauver] pour transférer votre modèle au système CRM.

Le système CRM vous autorise à fusionner les données stockées avec votre application MS Word de votre environement office. C'est très utile si vous devez écrire fréquement une lettre, un devis ou d'autres documents avec l'application MS Word dans votre environnement Office. 

	Important
	Les modèles de fuision d'email doivent d'abord être créés sur votre envoronement office. Vous aurez besoin du plugin MS Office fourni avec le système CRM. Veuillez vous référer à l' Appendice: Ressources pour plus de détails.

Pour télécharger un modèle sur le système CRM cliquez sur le bouton [Ajouter Modèle] du menu Modèles d'emails pour fusion et publipostage comme montré sur la Figure: Modèle de Fusion - Liste. Sur ce menu vous pouvez voir une liste de tous les modèles existants et vous pouvez cocher et supprimer les modèles dont vous n'avez plus besoin. 

Figure 4.31. Modèle de Fusion - Liste

L'édition de nouveaux modèles est montré sur la Figure: Modèle de Fusion - Editer. Vous pouvez y ajouter une petite description et sélectionner si ce modèle s'applique au module des Prospects, des Comptes, des Contacts ou des Tickets. Après vous devez indiquer la location du modèle désiré en parcourant dans votre ordinateur ou le réseau. 

Figure 4.32. Modèle de Fusion - Editer

Le CRM peut envoyer automatiquement des notifications à propos d'évènements spéciaux par emails. Cliquez sur le menu Notifications et Rappels pour voir le statut de la notification et des rappels et tous les types de message comme indiqués sur la Figure: Notifications et Rappels - Liste.

Figure 4.33. Notifications et Rappels - Liste

	Note
	Dans la version actuelle l'administrateur du CRM ne peut pas modifier les raisons des notifications. Votre fournisseur CRM peut vous aider à configurer le seuil des valeurs pour le retard des tâches et des tickets en attente. Trop de tickets sont reliés à des comptes particuliers, et trop de dates de support de début et de fin sont reliés à des clients.

Utiliser l'icône [Outil] pour activer ou désactiver une notification et pour déterminer le contenu d'une notification? Toutes les notifications actives seront envoyées par email quand les conditions sont réunis. Elles seront envoyées au propriétaire d'un contact, d'une affaire ou d'un ticket en particulier.  

Vous pouvez utiliser le système CRM pour des notifications automatiques dans la gestion des inventaires si certaines conditions sont requises. Cliquez sur le menu Notification d'inventaire ou bien regardez la Figure: Notifications des Inventaires pour une description de ces conditions.  

Figure 4.34. Notifications des Inventaires

Veuillez noter que vous pouvez assigner les produits traités pour différentes marchandises ou services sur le catalogue des produit comme décrit dans la Section: Entrées relatives aux produits. Vous pouvez déterminer quel messages seront envoyés aux acheteurs de votre société. Cliquez sur l'icône [Outils] relié à une notification pour faire des modifications.  

    Figure 4.35. Stock Conditions Particulières - Vue Détaillée

	Note
	L'espace disponible est limité à 255 caractères.

Entrez vos informations. Cliquez sur [Sauver] pour transférer ces informations sur le CRM. Ces termes et conditions seront disponibles comme entrées par défaut toutes les fois que vous créez un nouveau devis, une nouvelle commande ou une nouvelle facture. 

Si vous utilisez le CRM pour créer des sorties en format Pdf pour vos devis, vos commandes ou vos factures vous devez définir les informations concernant votre société.

	Important
	Le système CRM utilise les informations de votre société en créant des sorties en Pdf. Si ces informations ne sont pas disponibles alors vous créez un Pdf, un message d'erreur sera présenté.

Figure 4.36. Configuration de la Société - Vue Détaillée

	Important
	Il n'est pas suffisant que l'utilisateur admin quite le site Web du CRM depuis le navigateur. Vous devez vous déconnecter complètement pour commencer le procédé de sauvegarde.

	Astuces
	Selon la vitesse de votre ligne d'accès au serveur Ftp, une sauvegarde de toute la base de données pourrait ralentir votre procédé de déconnexion. Si vous n'avez pas besoin de faire de telles sauvegardes fréquement, vérifier avec le fournisseur de votre système CRM pour d'autres procédures de sauvegardes.

Figure 4.38. Configuration du Serveur de sauvegarde (ftp)- Vue Détaillée

Cliquez sur [Sauver] pour tranférer votre configuration sur le système CRM. 

Figure 4.39. Configuration des Devises

Figure 4.40. Devises - Editer

Cliquez sur [Sauver] pour transférer la configuration des devises sur le système CRM. 

Si vous voulez tranférer vos données d'une version antérieur du système CRM sur une nouvelle version, vous aurez besoin de mettre à jour votre base de données. Vous pouvez le faire sur le menu Migrer depuis une version antérieur. Pour faire une migration veuillez suivre les instructions données sur l'écran. Vérifier bien d'avoir sauvegarder une copie de vos données avant de commencer à faire la migration.