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| Agenda
et Activités | ||
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| Chapitre 2. Saisies de données
avec le système CRM | |
Le système de
CRM fournit un agenda tel
que vous pouvez trouver normalement
sur le bureau de votre ordinateur. Cet agenda fait la distinction entre
les
réunions, les appels (tous deux souvent utilisés
dans Évènements) et les
choses à faire (dans Tâches),
et qui sont eux même regroupés dans la
même section 'Activitées'.
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| Important |
| Attention quand vous programmez vos activités. Même si vous considérez une réunion comme une tâche, le système CRM lui ne le considère pas tel quel. Vous trouverez plus d'informations sur les tâches dans la Section : Activités et Tâches. |
![[Important]](images/important.png)
Le système CRM vous offre plusieurs possibilités pour écrire ou programmer des activités en fonction de votre agenda. Vous pouvez utiliser l'agenda directement avec le Menu rapide, ou vous pouvez créer des activités durant le processus de ventes dans vos Prospects ou vos Devis, ou encore dans le menu Ticket. Les entrées de l'agenda peuvent et devraient être liées à d'autres données stockées dans le système CRM, tel que les contacts, les prospects ou les comptes. Le système CRM vous aide non seulement à programmer des activités mais il vous fournit aussi tout un ensemble d'outils afin de contrôler efficacement les activités dans toute votre organisation.
Si vous voulez utiliser l'agenda afin de programmer un événement ou une tâche, il suffit de cliquer soit sur l'icône agenda se trouvant dans chaque rubrique ou sur [agenda] se trouvant sur la barre de navigation. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira sur l'emploi du temps ou sur les horaires selon le système que vous avez installé. Les horaires sont montrés dans le Schéma : Agenda - Horaire.
Ci dessus on peut voir tous les événements programmés pendant un jour en particulier. Vous pouvez changer pour une vue hebdomadaire, mensuelle ou annuelle en cliquant sur l'icône appropriée au dessus du l'agenda quotidien. Vous pouvez également changer pour une vue globale (Liste détaillé).
Pour programmer une réunion ou un appel, cliquez sur le bouton [ajouter événement] et sélectionnez votre type d'événement. Une fenêtre intempestive s'ouvrira dans le calendrier comme indiqué dans le Schéma : Nouvel événement
Ci dessous vous pouvez entrer les informations de vos évènements:
Tableau
2.2. Vue d'ensemble des
informations sur les évènements
| Type: | Choisir appel
ou rendez-vous. |
Sujet: | Champ
obligatoire vous devez fournir un sujet pour
l'événement. |
| Description: | Vous pouvez
ajouter une courte description au sujet de cet
événement. |
| Marquer Public: | Vous pouvez
marquer un événement en tant que " Public ", de
sorte qu'un événement créé
récemment soit partagé avec d'autres
collaborateurs. Regarder la Section
: Partager l'Agenda pour de plus amples
informations. |
| Statut: | Par
défaut le Statut est réglé sur
"Planned". Changer le si nécessaire. |
| Priorité: | Vous pouvez
régler la priorité (high, medium ou
low). |
Assigné
à: |
Par défaut
l'évènement est assigné à
"Admin". Changer le si nécessaire. |
| Commence à/Fini à: | Chaque
événement a un début et une fin. Vous
pouvez choisir la date de fin plus tard. C'est par exemple le cas si
vous avez un voyage d'affaires de plusieurs jours. |
| Inviter: | Vous pouvez
inviter d'autres collaborateurs à cet
événement en suivant l'instruction
montrée. Noter que cet événement sera
signalé sur l'agenda des collaborateurs que vous aurez
invités. |
Vous pouvez cliquer sur l'étiquette [Rappel] pour que CRM vous envoi automatiquement un email de rappel comme indiqué sur le Schéma: Rappel d'évènements.
Pour le message de rappel vous devez indiquer le jour, l'heure et une adresse email valide.
En outre CRM vous permet de programmer les évènements qui se répètent régulièrement dans le temps. Cliquer sur l'étiquette [répétition] pour faire vos planifications. Voir sur le Schéma: Répétition des événements.
De plus, vous pouvez lier un évènement relatif à vos contacts comme démontré dans le Schéma: Relation des évènements.
En
conclusion, cliquez sur [sauver] pour
transférer et sauvegarder
le programme d'événement au CRM. En
conséquence vous verrez l'évènement
énuméré
dans votre agenda.
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| Note |
| Chaque collaborateur individuel a son propre agenda. Cependant, vous pouvez inviter d'autres collaborateurs de CRM aux appels ou aux réunions et/ou partager votre agenda comme expliqué dans la Section : Partage de l'agenda. L'agenda est montré dans la langue définie par le navigateur. Si l'agenda est dans une autre langue vous devez vérifier les paramètres de votre navigateur. |
![[Note]](images/note.png)
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| Important |
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Vous pouvez entrer des tâches à plusieurs niveaux et endroits sur le CRM. Vous pouvez entrer une tâche dans votre processus de ventes ou dans l'agenda. Comme sur le Schéma : Nouvelle Tâche une fenêtre va s'ouvrir et vous pouvez entrer toute les informations relatif à la nouvelle tâche. Veuillez remplir tous les champs obligatoires.
Quand vous avez terminé cliquez sur [Sauver] pour sauvegarder la nouvelle tâche au système CRM.
Vous pouvez partager votre agenda ou des événements spécifiques avec d'autres collaborateurs du système CRM. De ce fait, les types de partage suivants sont possibles :
1. Partage avec un utilisateur CRM défini par la configuration de l'agenda:
Sélectionnez [Agenda]--> Cliquez sur l'icône [Configuration]-->la fenêtre intempestive Configurer votre Agenda va s'ouvrir, sélectionnez dans la liste le collaborateur avec lequel vous voulez partager votre agenda comme sur le Schéma: Configurer votre Agenda
2. Partage des événements avec relié à des collaborateurs:
Indépendamment de la configuration du partage des événements de votre agenda, d'autres collaborateurs peuvent regarder des événements spécifiques sur l'agenda d'autres collaborateurs si ces événements ont été cochés public. Pour faire d'un événement particulier public, cochez la case [Marquer public] comme montrée sur le Schéma : Configuration du Partage des événements quand vous créez un nouvel événement.
Dans la Section : Partage de l'Agenda il est déjà expliqué comment vous pouvez accéder à la configuration de l'agenda afin de configurer les fonctions de partage. En plus de la fonction du partage de l'agenda vous pouvez configurer l'heure où commence votre agenda et son format. Veuillez regarder le Schéma : Classer les arrangements pour plus d'information.
Si vous voulez voir toutes les activités dans une seule liste vous pouvez cliquer sur l'étiquette [Activités] au menu de l'agenda comme si bien représenté sur le Schéma : Tous les événements et Tâches - Liste détaillé.
Vous pouvez changer la liste basée sur vos propres critères. Veuillez vous référer à la Section : Travailler avec des listes pour avoir plus d'information sur comment modifier cette liste. Vous pouvez également marquer une activité en cliquant sur le signe [X] de couleur verte
Sur cette liste vous pouvez cliquer sur le nom d'une activité pour entrer plus de détails comme montré sur le Schéma : Tous les événements et Tâches - Liste détaillé. Vous pouvez y changer des détails en cliquant sur Éditer, ajouter une entrée au Tag Cloud, ou copier l'activité pour une nouvelle entrée.
Pour l'importation ou l'exportation des activités de votre bureau ou bien vers votre bureau, le CRM est livré avec un ensemble d'extensions que vous pouvez, si vous le souhaitez installer, sur votre ordinateur. Ceci inclut un plugin Outlook pour les ordinateurs sous Windows ou une extension de Thunderbird & Mozilla pour les ordinateurs sous Windows, Mac ou Linux.
Pour de plus amples informations au sujet de ces extensions utiliser les manuels appropriés énumérés dans l'Annexe : Ressources ou voir la section : Synchronisation de CRM avec l'environnement d'Office de ce manuel.
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| Chapitre 2. Saisies de
données pour le système CRM |
| Commerce |
Version Française © 2007 vtigerservices c/o pc global services, Meylan, France. Version originale © 2004-2007 crm-now c/o im-netz GmbH, Berlin, Allemagne.