Ce module est le point de départ pour paramètrer Vtiger avant tout usage par le personnel de l'entreprise. Après avoir désigné un administrateur, celui-ci va créer dans un premier temps les comptes utilisateurs et leurs codes d'accès,  puis les droits d'accès aux différentes parties de Vtiger seront affectés en fonction  du profil  correspondant : administration, commercial, marketing, intervenant à domicile, etc... . Pour chaque utilisateur on renseigne son identité, rôle dans l'entreprise, adresse, téléphone, email, etc... . Il est possible de créer des groupes d'utilisateurs. Enfin on enregistre  l'identité de l'entreprise et son logo.

 D'autres paramètrages concernent la personnalisation de l'interface vtiger aux besoins de l'entreprise mais ne sont pas nécessaires pour commencer à travailler. Ils s'agit par exemple des modèles d'email, des modèles de courrier pour le publipostage etc.

Rassurez-vous, un premier paramètrage est effectué par nos services afin que vous puissiez utiliser immédiatement les devis, bons de commande et factures au format pdf que vous pourrez ensuite imprimer avec une qualité professionnelle.

Il ne comporte rien de nouveau par rapport à un fichier clients traditionnel si ce n'est que les fiches clients sont sur Internet et  que le module client est en relation avec les autres modules en un clic de souris.

Vtiger a été conçu au départ pour le marché B2B, mais on peut l'utiliser également pour le marché B2C . Il suffit simplement de renseigner la fiche client avec le nom de famille uniquement sans la mention Mr, Mlle ou Mme, le nom de famille est traité comme le nom d'une société. On saisira ensuite son adresse postale, adresse email, téléphone et ses coordonnées bancaires. On attribue ensuite cette fiche client à l'intervenant à domicile. Ainsi ces informations apparaîtront sur le devis, le bon  de commande, la facture et enfin l'attestation fiscale à envoyer en fin d'année.

Le contact est relié au compte client, il s'agit là d'une personne physique et on peut avoir plusieurs contacts dans une même famille.  On affecte ensuite cette fiche contact à un groupe d'utilisateurs où on retrouvera l'intervenant à domicile. La particularité du module contact est que l'on peut rattacher le contact au portail client de Vtiger. Une fois la facturation réalisée le contact reçoit des codes d'accès à un portail client lui permettant de bénéficier d'un support client géré par l'intervenant grace à un système de tickets et de Faq.

Ce module n'est utilisé que si le devis est demandé par le client ou si le montant de la prestation de services à la personne dépasse 150 €  TTC.

Comme on s'intéresse uniquement aux services, c'est le catalogue qui liste les différentes prestations de services à la personne ainsi que leurs tarifs. Il peut y avoir un seul service. Ces services sont facturés à l'heure ou au forfait, c'est-à-dire indépendamment du temps passé (par exemple le repassage d'une chemise).

Le module bon de commande est très facile à renseigner car toutes les données relatives à la commande (client, services, tarifs,..) sont déjà sur Vtiger. Ainsi en moins d'une minute votre commande est disponible au format pdf en trois clics de souris et vous pouvez l'envoyer par email au client.

La facturation reprend le bon de commande en mentionnant les coordonnées bancaires du compte client débité et le nom de l'intervenant à domicile.  Sur la version DEMO vous pouvez exporter la facture  au format PDF en cliquant sur le lien export PDF situé à droite du module facture. Vous pouvez l'Imprimer et vous remarquerez la qualité professionnelle de l'impression. L'attestation fiscale est générée en même temps que la facture et se trouve à la seconde page de cette dernière. En cas de multiple factures l'attestation fiscale se trouve jointe à la dernière facture de l'année en cours. L'attestation fiscale traite les paiements par chèque, carte bleue, abonnement, cesu et ne tient pas compte du paiement en espèces lorsque la facture le mentionne. Elle prend aussi en compte plusieurs identifiants salariés dans le cas où il y a plusieurs intervenants pour un même client.

Véritable agenda interactif, il permet à tout le personnel de l'entreprise de gérer les rendez-vous, les appels téléphoniques mais surtout les tâches des intervenants dans le cadre des services à domicile avec une notification par Email et SMS.

Le portail client est l'interface web utilisé par le client pour bénéficier du support client par email sous la forme de ticket. On trouvera aussi sur ce portail une FAQ, une base de connaissance,  les factures et l'attestation fiscale du client. Enregistrez-vous sur ce site pour accéder à la démo du portail client.

La fonctionnalité webform ou formulaire sur site web permet de récolter des contacts ou prospects (leads) à partir de sites internet  qui sont le plus souvent des sites d'affiliation. Vous rémunérez les affiliés chaque fois que le formulaire est rempli puis envoyé par un visiteur du site affilié.

Selon le formulaire utilisé le module Contacts ou Prospects de Vtiger est renseignée automatiquement. Vous pouvez tester la fonctionnalité Contacts sur DEMO WEBFORM

Ce module permet de créer des campagnes marketing par email ou par publipostage à partir par exemple du module contact.

Le module VoIP est un développement que nous avons intégré dans Vtiger afin qu'un utilisateur puisse téléphoner gratuitement via Internet à partir de son ordinateur portable avec une oreillette et une clé USB bluetooth. Pour l'utiliser il suffit que l'entreprise achète des crédits de communication ou bien souscrive un abonnement auprès d'opérateurs fournissant une passerelle VoIP tels que www.free.fr ou www.wengo.fr

Le module SMS est une autre implémentation que nous avons réalisée. Pour l'instant ce module est utilisé comme moyen de notification dans le module agenda. Là encore l'entreprise achète à moindre coût des crédits de communication auprès de sociétés, par exemple sur les sites www.clickatell.com ou www.mysmsaddress.com