Vtiger CRM : Gestion de la relation client

Les entreprises pérennes de demain seront gérées par les innovateurs d’aujourd’hui! Ne vous y trompez pas la virtualisation de la gestion des activités de l’entreprise est en marche et rien ne pourra l’arrêter.

Voulez-vous adopter maintenant les nouveaux outils de gestion pour votre activité et gagner au moins trois heures par jour sur votre journée de travail, augmenter votre chiffre d’affaire et fidéliser vos clients ? ou bien voulez-vous  encore attendre quelques années et laisser vos concurrents vous prendre des clients?

En accédant à votre serveur Vtiger CRM grâce à internet,  vous et vos collaborateurs allez venir à bout de la paperasserie  et pouvoir gérer  l’activité de votre entreprise que vous soyez au bureau, à votre domicile ou bien en vacances!

Vtiger CRM est un logiciel  gratuit, très complet, 100 % Open Source dédié aux petites et moyennes entreprises, avec des coûts de  support technique faible dans un environnement de production. A titre d’exemple Vtiger CRM peut fonctionner sans intervention d’un  support technique quelconque pendant 3 ans.

Vtiger CRM est largement utilisé dans le monde entier avec une traduction en 15 langues. Vtiger rassemble aussi une communauté active d’utilisateurs  pour conduire en avant ce produit et contribuer ainsi à son développement.

Pour apprendre comment Vtiger peut vous aider à développer votre activité de services à la personne, remplissez simplement le formulaire ci-contre pour recevoir des vidéos de capture d’écran complète de ce logiciel en action.

Pour avoir une première approche vous trouverez ci dessous les fonctionnalités les plus importantes de vtiger. Vous pouvez aussi accéder au manuel Vtiger Administrateur & Utilisateur que nous avons traduit pour la communauté française.

Nous proposons aussi pour les petites entreprises qui ne rentrent pas dans le cadre des services à la personne de les accompagner dans la mise en place de leur CRM vtiger au travers d’une gamme complète de services personnalisés que vous trouverez à la rubrique  Services Vtiger et PDF Vtiger

La mise en place de vtiger est un processus bien défini qui s’effectue selon les étapes suivantes : hébergement optimisé vtiger, installation de vtiger en français, paramétrage de vtiger, si besoin création de champs personnalisés, personnalisation de sorties pdf devis commande facture, installation du portail client, intégration du portail client et webform sur votre site internet.  Vos commandes de services vtiger CRM sont échelonnées selon ces mêmes étapes.

Vous pouvez aussi choisir ces services à la carte si vous avez déjà  effectué vous même une ou plusieurs de ces étapes, toutefois sur un hébergement optimisé vtiger, si besoin consultez notre offre hébergement vtiger.

Des questions ? Appelez-nous au 0825 12 25 12 ou consultez notre FAQ Clients

Ce module est le point de départ pour paramétrer Vtiger avant tout usage par le personnel de l’entreprise. Après avoir désigné un administrateur, celui-ci va créer dans un premier temps les comptes utilisateurs et leurs codes d’accès,  puis les droits d’accès aux différentes parties de Vtiger seront affectés en fonction  du profil  correspondant : administration, commercial, marketing, intervenant à domicile, etc… . Pour chaque utilisateur on renseigne son identité, rôle dans l’entreprise, adresse, téléphone, email, etc… . Il est possible de créer des groupes d’utilisateurs. Enfin on enregistre  l’identité de l’entreprise et son logo.

D’autres paramètrages concernent la personnalisation de l’interface vtiger aux besoins de l’entreprise mais ne sont pas nécessaires pour commencer à travailler. Ils s’agit par exemple des modèles d’email, des modèles de courrier pour le publipostage etc.

Rassurez-vous, un premier paramètrage est effectué par nos services afin que vous puissiez utiliser immédiatement les devis, bons de commande et factures au format pdf que vous pourrez ensuite imprimer avec une qualité professionnelle.

Par définition le prospect est un client potentiel. Aussi la prospection regroupe l’ensemble des activités ayant pour but de se faire connaître des clients potentiels, et d’entrer en contact avec eux. Parmi ces activités on trouvera les campagnes marketing par publipostage et par email que Vtiger peut parfaitement gérer. On pourra ainsi à partir d’une base de données importer les prospects dans le module prospects mais aussi alimenter ce même module par un formulaire de type WEBFORM que l’on placera par exemple sur une plateforme d’affiliation Internet. Si une intervention est demandée Vtiger  supprime le prospect du module prospect et le converti en créant un compte et un contact; ainsi le processus de commande mentionné plus haut peut commencer.

Lors de la conversion mentionnée dans l’article précédent  une option permet de créer une affaire dans le module Affaires qui est faites au prospect. Si la société de services à la personne prospecte directement le marché il n’y a aucune raison d’utiliser cette option si le prospect demande une intervention.

Cependant on utilisera cette option lors de la mise en place de partenariat où le partenaire est apporteur d’affaires. L’administrateur créé un compte utilisateur partenaire avec un accès restreint par login et mot de passe aux seuls modules Prospects et Affaires. Le partenaire se connecte sur Vtiger, et saisit les coordonnées du prospect. Si une intervention est demandée, l’administrateur  converti le prospect en créant un compte un contact et une affaire en prenant soin d’associer cette affaire à l’utilisateur partenaire. Ainsi cette option permet au partenaire de constater la conversion du prospect par sa disparition du module Prospects et de comptabiliser l’apport de l’affaire par son apparition dans le module Affaires.

Il ne comporte rien de nouveau par rapport à un fichier clients traditionnel si ce n’est que les fiches clients sont sur Internet et  que le module client est en relation avec les autres modules en un clic de souris.

Vtiger a été conçu au départ pour le marché B2B, mais on peut l’utiliser également pour le marché B2C . Il suffit simplement de renseigner la fiche client avec le nom de famille uniquement sans la mention Mr, Mlle ou Mme, le nom de famille est traité comme le nom d’une société. On saisira ensuite son adresse postale, adresse email, téléphone et ses coordonnées bancaires. On attribue ensuite cette fiche client à l’intervenant à domicile. Ainsi ces informations apparaîtront sur le devis, le bon  de commande, la facture et enfin l’attestation fiscale à envoyer en fin d’année.

Le contact est relié au compte client, il s’agit là d’une personne physique et on peut avoir plusieurs contacts dans une même famille.  On affecte ensuite cette fiche contact à un groupe d’utilisateurs où on retrouvera l’intervenant à domicile. La particularité du module contact est que l’on peut rattacher le contact au portail client de Vtiger. Une fois la facturation réalisée le contact reçoit des codes d’accès à un portail client lui permettant de bénéficier d’un support client géré par l’intervenant grace à un système de tickets et de Faq.

Ce module n’est utilisé que si le devis est demandé par le client ou si le montant de la prestation de services à la personne dépasse 150 €  TTC.

Comme on s’intéresse uniquement aux services, c’est le catalogue qui liste les différentes prestations de services à la personne ainsi que leurs tarifs. Il peut y avoir un seul service. Ces services sont facturés à l’heure ou au forfait, c’est-à-dire indépendamment du temps passé (par exemple le repassage d’une chemise).

Le module bon de commande est très facile à renseigner car toutes les données relatives à la commande (client, services, tarifs,..) sont déjà sur Vtiger. Ainsi en moins d’une minute votre commande est disponible au format pdf en trois clics de souris et vous pouvez l’envoyer par email au client.

La facturation reprend le bon de commande en mentionnant les coordonnées bancaires du compte client débité et le nom de l’intervenant à domicile.  Sur la version DEMO vous pouvez exporter la facture  au format PDF en cliquant sur le lien export PDF situé à droite du module facture. Vous pouvez l’Imprimer et vous remarquerez la qualité professionnelle de l’impression. L’attestation fiscale est générée automatiquement en même temps que la facture et se trouve à la seconde page de cette dernière. En cas de multiple factures l’attestation fiscale se trouve jointe à la dernière facture de l’année en cours. L’attestation fiscale traite les paiements par chèque, carte bleue, abonnement, cesu et ne tient pas compte du paiement en espèces lorsque la facture le mentionne. Elle prend aussi en compte plusieurs identifiants salariés dans le cas où il y a plusieurs intervenants pour un même client.  En fin d’année vous n’aurez plus la tâche fastidueuse de créer les attestations fiscales de vos clients. De plus vous n’avez pas à les envoyer par courrier postal au client car elles sont disponibles sur le portail ou espace client.

Véritable agenda interactif, il permet à tout le personnel de l’entreprise de gérer les rendez-vous, les appels téléphoniques mais surtout les tâches des intervenants dans le cadre des services à domicile avec une notification par Email et SMS.

Ce module permet de créer des campagnes marketing par email ou par publipostage à partir par exemple du module contact.